Stagiaire Corporate Services

Le British Government est un employeur inclusif et favorable à la diversité. Nous valorisons les différences, promouvons l'égalité et luttons contre la discrimination, renforçant ainsi notre capacité organisationnelle. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes de tous horizons. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur le handicap, la race, la couleur, l'ethnie, l'identité de genre, la religion, l'orientation sexuelle, l'âge, le statut de vétéran ou toute autre catégorie protégée par la loi. Nous promouvons des opportunités de travail flexible et respectueuses de la vie familiale, lorsque les besoins opérationnels et de sécurité le permettent. Le FCDO exploite une main-d'œuvre agile et, pour faciliter cela, vous pourriez être amené à effectuer d'autres tâches de temps à autre, selon nos besoins raisonnables.

Objectif principal du poste :

Le stagiaire Corporate Services à l'ambassade britannique à Berne assure une gestion de bureau pratique et un soutien administratif à l'équipe Corporate Services, avec un accent particulier sur le traitement des factures, les systèmes d'administration financière et l'administration générale de bureau. Le rôle est central pour le traitement des factures et des paiements des fournisseurs, la maintenance des systèmes ERP et financiers et des outils de suivi, ainsi que le soutien aux processus de l'approvisionnement au paiement (procurement-to-pay), l'administration RH, la logistique pour les arrivées et les départs, et la gestion des stocks. Le stage offre une base pratique en administration des affaires et en gestion de bureau, et convient parfaitement aux candidats ayant un intérêt véritable pour la finance, les systèmes et les processus administratifs.

Rôles et responsabilités :

• Traiter les factures des fournisseurs et des prestataires de bout en bout, y compris la vérification de l'exactitude par rapport aux bons de commande/contrats, la saisie et le suivi des paiements dans les systèmes financiers internes, la résolution des requêtes, la garantie que les paiements sont effectués avec précision et dans les délais, et la résolution des problèmes liés aux processus ou aux enregistrements de paiement.
• Agir en tant que premier point de contact pour les questions d'administration de bureau, de RH et de finance ; enregistrer et rediriger les demandes à l'aide des systèmes de suivi internes ; orienter vers les directives et transmettre les demandes si nécessaire.
• Gestion de l'information pour les Corporate Services, y compris les systèmes de gestion internes et les guides en ligne, le partage et la maintenance des informations sur les pages Sharepoint locales.
• Gestion des stocks d'articles informatiques/installations ; soutenir les contrôles de stock périodiques et signaler les écarts ; fournir un support informatique de premier niveau si nécessaire.
• Soutenir l'administration budgétaire en maintenant les registres du système financier, et en aidant à compiler les données de routine pour le rapprochement des factures, les instructions de débit, ainsi que la comptabilité de trésorerie et le reporting.
• Soutenir l'administration des contrats/fournisseurs et l'approvisionnement en tenant les registres, en suivant les dates de renouvellement, en collectant les devis et en préparant des résumés simples.
• Effectuer d'autres tâches raisonnables si nécessaire, conformément à l'approche de main-d'œuvre agile du FCDO.

Qualifications, compétences et expérience essentielles * Maîtrise professionnelle complète de l'anglais (écrit et parlé, minimum de niveau C1 selon le CECR*);

• Fort intérêt pour l'administration des affaires, la gestion de bureau, les ressources humaines ou les opérations financières, et enthousiasme pour le développement des compétences en traitement des factures et en administration des systèmes.
• Fortes compétences organisationnelles et souci du détail ; capacité à hiérarchiser les tâches et à respecter les échéances.
• Fortes compétences informatiques et numériques (Sharepoint, Outlook, Excel) et volonté d'apprendre rapidement de nouveaux systèmes.
• Confiance dans la gestion des factures, des chiffres, des systèmes administratifs/financiers et des relations avec les fournisseurs.
• Compétences professionnelles en communication, avec une approche serviable et axée sur le client.
• Mentalité de résolution de problèmes avec une volonté de prendre la responsabilité des processus de bout en bout.
• Capacité à traiter les informations avec sensibilité et à maintenir la confidentialité.

Qualifications, compétences et expérience souhaitables * Compétences linguistiques supplémentaires (allemand et/ou français);

• Toute expérience préalable dans le traitement des factures, la tenue de livres, l'administration financière ou les environnements de gestion de bureau (rémunérée, non rémunérée, académique ou basée sur un stage).
• Diplôme ou certification en gestion de bureau, administration des affaires, finance, RH ou domaine connexe.

Heures de travail par semaine : 40

Allocation mensuelle : CHF 2,190

Date de début préférée : 14 December 2026

Autres avantages et conditions d'emploi :

Il s'agit d'un contrat de stage à temps plein de 6 mois de 40 heures par semaine, incluant quatre pauses déjeuner obligatoires de 45 minutes.

Les heures d'ouverture de l'ambassade sont 0730 – 1830 hrs (lundi – jeudi) et 0730 – 1330 hrs (vendredi).

Le droit aux congés annuels est de 25 jours par an, et l'ambassade bénéficie également de 13 jours fériés suisses/UK par an. Ceux-ci sont calculés au prorata.

Le candidat retenu sera soumis à une vérification des antécédents professionnels et à des habilitations de sécurité avant qu'un contrat ne soit proposé.

Le FCDO s'engage en faveur de l'apprentissage et du développement continus. Le j4id10442278jm j4it1042jm j4iy26jm