Corporate Services Intern

Il British Government è un datore di lavoro inclusivo e favorevole alla diversità. Valorizziamo le differenze, promuoviamo l'uguaglianza e contrastiamo la discriminazione, migliorando la nostra capacità organizzativa. Accogliamo e incoraggiamo le candidature di persone di ogni background. Non discriminiamo sulla base di disabilità, razza, colore, etnia, identità di genere, religione, orientamento sessuale, età, status di veterano o altra categoria protetta dalla legge. Promuoviamo opportunità di lavoro flessibili e orientate alla famiglia, laddove le esigenze operative e di sicurezza lo consentano. Il FCDO opera con una forza lavoro agile e, per facilitare ciò, potrebbe essere richiesto di svolgere altre mansioni di tanto in tanto, come ragionevolmente richiesto.

Scopo principale del lavoro:

Il Corporate Services Intern presso l'Ambasciata Britannica a Berne fornisce supporto pratico alla gestione dell'ufficio e all'amministrazione al team di Corporate Services, con un particolare interesse all'elaborazione delle fatture, ai sistemi di amministrazione finanziaria e all'amministrazione generale dell'ufficio. Il ruolo è centrale per l'elaborazione delle fatture e dei pagamenti dei fornitori, il mantenimento dei sistemi ERP e finanziari e dei tracker, e il supporto ai processi procurement-to-pay, all'amministrazione HR, alla logistica per arrivi e partenze e alla gestione dell'inventario. Lo stage offre una base pratica in amministrazione aziendale e gestione dell'ufficio, ed è più adatto a candidati con un genuino interesse per la finanza, i sistemi e i processi amministrativi.

Ruoli e responsabilità:

• Elaborare le fatture di fornitori e appaltatori end-to-end, inclusa la verifica dell'accuratezza rispetto agli ordini di acquisto/contratti, l'inserimento e il monitoraggio dei pagamenti nei sistemi finanziari interni, la risoluzione di quesiti, la garanzia che i pagamenti siano effettuati accuratamente e tempestivamente, e la risoluzione di problemi con i processi di pagamento o i registri.
• Agire come primo punto di contatto per quesiti di amministrazione d'ufficio, HR e finanza; registrare e reindirizzare le richieste utilizzando i sistemi di tracciamento interni; indirizzare verso guide e scalare quando necessario.
• Gestione delle informazioni per i Corporate Services, inclusi i sistemi di gestione interna e le guide online, condivisione e mantenimento delle informazioni sulle pagine locali di Sharepoint.
• Gestione delle scorte di articoli IT/facilities; supportare i controlli periodici delle scorte e segnalare discrepanze; fornire supporto IT di primo livello dove richiesto.
• Supportare l'amministrazione del budget mantenendo i registri del sistema finanziario e aiutando a compilare gli input di routine per la riconciliazione delle fatture, le istruzioni di addebito e la contabilità e rendicontazione in contanti.
• Supportare l'amministrazione dei contratti/fornitori e l'approvvigionamento mantenendo i registri, monitorando le date di rinnovo, raccogliendo preventivi e preparando semplici riepiloghi.
• Svolgere altre mansioni ragionevoli come richiesto in linea con l'approccio di forza lavoro agile del FCDO.

Qualifiche, competenze ed esperienza essenziali * Piena competenza professionale in inglese (scritto e parlato, minimo livello C1 secondo il CEFR*);

• Forte interesse per l'amministrazione aziendale, la gestione dell'ufficio, le risorse umane o le operazioni finanziarie, ed entusiasmo per lo sviluppo di competenze nell'elaborazione delle fatture e nell'amministrazione dei sistemi.
• Forti capacità organizzative e attenzione ai dettagli; capacità di dare priorità ai compiti e rispettare le scadenze.
• Forti competenze informatiche e numeriche (Sharepoint, Outlook, Excel) e volontà di apprendere rapidamente nuovi sistemi.
• Sicurezza nella gestione di fatture, cifre, sistemi amministrativi/finanziari e relazioni con i fornitori.
• Competenze comunicative professionali, con un approccio utile e orientato al cliente.
• Mentalità orientata alla risoluzione dei problemi con disponibilità ad assumersi la responsabilità dei processi end-to-end.
• Capacità di gestire le informazioni con sensibilità e mantenere la riservatezza.

Qualifiche, competenze ed esperienza desiderabili * Ulteriori competenze linguistiche (tedesco e/o francese);

• Qualsiasi precedente esperienza in elaborazione di fatture, contabilità, amministrazione finanziaria o ambienti di gestione dell'ufficio (retribuita, non retribuita, accademica o basata su tirocini).
• Laurea o qualifica certificata in Office Management, Business Administration, Finance, HR o campi correlati.

Ore di lavoro settimanali: 40

Indennità mensile: CHF 2,190

Data di inizio preferita: 14 December 2026

Altri benefici e condizioni di impiego:

Si tratta di un contratto di stage full-time di 6 mesi di 40 ore settimanali, incluse quattro pause pranzo obbligatorie di 45 minuti.

Gli orari di apertura dell'Ambasciata sono 0730 – 1830 ore (lunedì – giovedì) e 0730 – 1330 ore (venerdì).

Il diritto alle ferie annuali è di 25 giorni all'anno, e l'Ambasciata gode inoltre di 13 festività pubbliche svizzere/UK all'anno. Queste sono proporzionali.

Il candidato selezionato sarà soggetto a controlli professionali e di sicurezza prima che venga offerto un contratto.

FCDO si impegna per l'apprendimento e lo sviluppo continui. Il j4id10442278jm j4it1042jm j4iy26jm