Lettera di motivazione per stage: struttura, esempi, errori

Su una sola pagina

Una lettera di motivazione per uno stage sta su una pagina A4 e ha da tre a quattro paragrafi: perché La interessa proprio quell'azienda, cosa può offrire, ogni volta con un esempio a sostegno, cosa vuole imparare e dare, e una chiusura breve senza condizionale. Così lo insegnano, con piccole differenze, i career service delle Università di Zurigo, Berna e Basilea, della ZHAW e della Berner Fachhochschule.

Per uno stage c'è una difficoltà in più: ha poca esperienza professionale da mostrare. Le prove vengono quindi dagli studi, da progetti, da un lavoretto o da un'associazione. E deve dire cose che in una candidatura normale mancano, per esempio se lo stage fa parte dei Suoi studi, quando può iniziare e cosa vuole imparare. Percorriamo la lettera dall'alto in basso, con frasi d'esempio tratte dal materiale delle scuole universitarie, e mostriamo dove i career service si contraddicono. Le fonti sono in tedesco e valgono per lettere in tedesco; le frasi citate le riportiamo nella nostra traduzione.

Quando serve davvero una lettera

Una lettera di motivazione ha senso quando il curriculum da solo non spiega perché Lei si candida. Una dispensa dei Career Services dell'Università di Zurigo (in tedesco) divide il lavoro così: il curriculum presenta le qualifiche, i certificati le provano e la lettera rende visibile la motivazione, mette in luce i punti di forza e spiega ciò che non è ovvio. Per chi cerca uno stage quest'ultimo punto è spesso il più importante. Perché una studentessa di giurisprudenza si candida a uno stage in comunicazione? Perché un semestre di pausa? Nessun curriculum lo dice.

Sulla loro pagina dedicata alla lettera di motivazione (in tedesco), i Career Services dell'UZH spiegano anche quando può risparmiarsi la fatica. Se un annuncio chiede espressamente solo curriculum e certificati e il portale non ha un campo per la lettera, non la invii. Se un modulo pone diverse domande sulla motivazione, risponda bene a quelle invece di caricare anche una lettera. E per impieghi brevi e puramente pratici bastano poche righe di presentazione. Per uno stage molto ambito, per un cambio di settore o quando il Suo profilo non convince a prima vista, l'UZH tende invece a consigliarla.

Se invece di uno stage cerca un posto di tirocinio, valgono altre abitudini. Ne parliamo in un articolo a parte sul posto di tirocinio per il 2027. Qui si tratta di stage durante e dopo gli studi o dopo la maturità, e di una lettera che stia su una pagina.

Come si struttura una lettera di motivazione?

Una pagina è il massimo: su questo sono d'accordo tutte le scuole universitarie di cui abbiamo letto il materiale. All'UZH, alla ZHAW e alla BFH dopo l'intestazione segue lo stesso ordine: prima l'azienda, poi Lei, poi ciò che Lei e l'azienda possono ottenere insieme e alla fine una breve chiusura. L'UZH lo chiama YOU, ME, WE.

Il più preciso è il Career Service della Berner Fachhochschule (in tedesco). Alla parte sull'azienda assegna un paragrafo, alla parte su di Lei da due a tre e alla parte comune di nuovo uno. Ogni paragrafo dovrebbe sviluppare un solo pensiero. L'UZH raccomanda da tre a quattro sezioni, l'Università di Berna (in tedesco) da tre a cinque.

L'intestazione è quella di una normale lettera commerciale: i Suoi recapiti, l'indirizzo dell'azienda con la persona di contatto, luogo e data. Secondo l'Università di Berna l'oggetto riporta il titolo del posto, dove ha trovato l'annuncio e la sua data. Il Career Service della ZHAW School of Management and Law (in tedesco) vuole il titolo esatto del posto e, se c'è, il numero di riferimento. Carattere e dimensione li riprende dal Suo curriculum, così che il dossier abbia un aspetto uniforme. Se qualcuno continua a leggere, però, lo decidono le righe sotto l'oggetto.

Come iniziare una lettera di motivazione?

Con il motivo per cui si candida, e già nella prima frase. I Career Services dell'UZH consigliano di eliminare la formula «Hiermit bewerbe ich mich» («Con la presente mi candido») così come la frase su quale sito ha trovato l'annuncio. Nessuna delle due dice qualcosa che chi legge non sappia già. La dispensa dell'UZH, sotto il titolo «Nicht langweilen» («Non annoiare»), riporta proprio un inizio del genere come esempio negativo: «Con la presente mi candido», seguito da data e sito dell'annuncio e dal titolo del posto. La data e il sito dell'annuncio vanno nell'oggetto, non nella prima frase.

Meglio iniziare da un vero punto di contatto. Come possibili agganci la dispensa cita la presentazione di un'azienda nel ciclo «Karriere über Mittag» all'Università di Zurigo che ha suscitato il Suo entusiasmo, oppure una telefonata che ha rafforzato la Sua decisione di candidarsi. Per gli inizi generici, per esempio che l'annuncio ha attirato subito la Sua attenzione, la dispensa aggiunge la nota che fa la differenza: deve seguire il motivo. Una frase sull'entusiasmo senza un motivo dietro è solo una formula più elegante. La ZHAW indica come punti di contatto le lezioni di relatori ospiti, le fiere del lavoro, i conoscenti e gli eventi di carriera alla scuola universitaria, proprio i luoghi in cui chi studia conosce le aziende.

Per uno stage un inizio può suonare per esempio così:

Al career day del nostro ateneo una responsabile di team del reparto comunicazione mi ha raccontato che nel suo reparto chi fa lo stage segue una campagna tutta sua. È proprio questa responsabilità che cerco per il mio semestre di pratica.

Cosa evitare: copiare gli slogan dal sito dell'azienda. L'UZH lo sconsiglia espressamente, e si nota, perché in azienda i propri slogan li conoscono bene. Se non ha un contatto personale, prenda qualcosa di concreto dall'annuncio o da un progetto dell'azienda e dica cosa La interessa. Poi arriva la parte più lunga.

La parte centrale: prove, non aggettivi

Nella parte centrale Lei mostra da due a quattro competenze adatte al posto e per ciascuna porta come prova un'esperienza. Così lo formula l'UZH, e gli altri dicono quasi lo stesso: la ZHAW consiglia tre o quattro competenze con un esempio ciascuna, la BFH circa tre.

Quali competenze scegliere lo rivela l'annuncio. La dispensa dell'UZH mostra come le aziende graduano i requisiti. Le condizioni vincolanti suonano come «Si richiede ...» o «Ci aspettiamo ...». I desideri suonano diversi: «idealmente ...», «... costituisce un vantaggio» o «... sarebbe auspicabile». Riprenda prima le condizioni vincolanti. Un desiderio che soddisfa è un bonus per la fine della parte centrale.

Per ogni competenza scriva quando e dove l'ha acquisita e come la userà nel nuovo posto. Così lo chiede la BFH, e il suo esempio mostra come suona: «Mi sento in grado di condurre anche trattative in italiano. Durante il mio semestre di scambio a Bologna ho seguito tutti i corsi in italiano e ho partecipato a un seminario di dibattito.» La BFH la chiama la regola «Show, don't tell»: mostrare invece di dire. Al posto di «sono intraprendente» c'è scritto: «Come tesi di bachelor ho fondato un'azienda che vende gioielli prodotti in modo sostenibile.»

Senza esperienza professionale, prove del genere si trovano più facilmente di quanto molti pensino. La dispensa dell'UZH mostra come provare lo spirito di squadra con il club di basket o con il volontariato, e porta un esempio dal tempo libero: «Da anni, nel tempo libero, alleno una squadra giovanile di calcio. Mi piace motivare i ragazzi e fare di tanti individui una squadra forte.» Un lavoro di seminario sotto pressione, un turno alla cassa il sabato, un evento dell'associazione che ha organizzato: tutto va bene, se dice cosa ha fatto concretamente.

Ciò che non va bene sono le catene di aggettivi. «Sono motivato, flessibile, capace di lavorare in team e autonomo» è per la BFH l'esempio di una frase poco autentica. La dispensa dell'UZH mostra lo stesso problema con una frase su uno stage precedente, e come migliorarla:

La seconda frase è appena più lunga, ma dice dove ha lavorato, cosa ha imparato e a cosa serve alla nuova azienda. Scriva solo ciò che conta per il posto. La BFH porta l'esempio delle conoscenze d'inglese: se nel posto non Le servono, vanno nel curriculum ma non nella lettera. Lo stesso vale per tutto ciò che è già nel curriculum. La ZHAW ricorda che molti recruiter leggono prima il curriculum. Chi lo riassume nella lettera spreca la sua unica pagina. Manca ancora un tema, ed è quello che distingue uno stage da un impiego.

Cosa serve in più per uno stage

In una candidatura per uno stage l'azienda deve sapere cosa vuole imparare, quando è disponibile e a quali condizioni. Nel modello dell'UZH questo va nella parte comune: mostri cosa vuole ottenere con il posto, quali temi vuole approfondire e quali responsabilità vuole assumersi. La BFH aggiunge che qui conta meno il sapere tecnico e più il modo in cui si inserisce nel team e contribuisce al successo.

Per uno stage significa tre cose. Primo, il contesto: lo stage fa parte dei Suoi studi o è volontario, dopo il diploma? Per uno stage obbligatorio vale la pena di accennarlo in mezza frase, perché per l'azienda valgono in parte regole diverse, per esempio sul salario minimo cantonale. Secondo, i dati essenziali: prima data d'inizio possibile, durata, grado di occupazione. L'Università di Berna consiglia di indicare una data d'entrata o le pretese salariali ogni volta che l'annuncio le chiede. Terzo, un obiettivo di apprendimento adatto al posto. Che uno stage debba formare non è solo una bella idea. A Neuchâtel e in Ticino gli obiettivi di apprendimento scritti sono tra le condizioni alle quali uno stage è escluso dal salario minimo cantonale, come mostriamo nell'articolo su salario e diritti durante lo stage. Chi dice già nella lettera cosa vuole imparare dà una direzione al colloquio.

Un paragrafo del genere può essere così:

Lo stage fa parte del mio bachelor in comunicazione. Posso lavorare al 100 per cento per sei mesi a partire da febbraio 2027. Vorrei approfondire soprattutto le relazioni con i media: durante gli studi ho finora solo scritto comunicati stampa, senza mai inviarli né seguirne l'esito.

Dopo manca solo l'ultimo paragrafo, ed è lì che capita l'errore di stile più frequente.

La chiusura senza condizionale

La chiusura è fatta di una o due frasi che prospettano un colloquio, senza condizionale. L'Università di Berna lo scrive alla lettera: «Ich freue mich ...» («Attendo con piacere ...»), non «Ich würde mich freuen ...» («Sarei lieto ...»). L'UZH definisce troppo prudenti formule come «mi farebbe piacere se ...» e consiglia frasi chiare e positive.

Nemmeno l'UZH, però, è del tutto coerente. Nella sua dispensa, i cui esempi risalgono al 2016, come variante migliore di una chiusura c'è ancora una frase al condizionale, «mi farebbe molto piacere», legata al desiderio di saperne di più sul lavoro nel team in un colloquio personale. Seguendo la pagina attuale dell'UZH, il condizionale lo toglie:

Mi incuriosisce il lavoro nel team e attendo con piacere un colloquio personale.

Due cose, secondo l'UZH, non hanno posto in tutta la lettera: le critiche a datori di lavoro precedenti e le giustificazioni. Se ha avuto un semestre difficile, lo spieghi in breve e in modo oggettivo, se proprio serve, e chiuda guardando avanti. Sotto seguono formula di saluto, firma e nome, ed è lì che iniziano le particolarità svizzere.

Lettera in tedesco: cosa cambia in Svizzera

Molti modelli in tedesco che si trovano in rete seguono le abitudini della Germania, e in alcuni dettagli qui non vanno bene. In Svizzera si scrive ss invece di ß, quindi «Freundliche Grüsse», come prescrive l'Università di Berna, oppure «Mit freundlichen Grüssen», come all'Università di Basilea (in tedesco). Dopo l'appellativo non si mette la virgola, così nella lettera modello dell'UZH (in tedesco), e la prima frase inizia quindi con la maiuscola.

Nell'intestazione si omette «z. Hd.» (l'equivalente di «alla c.a.»): lo segnalano l'Università di Basilea e la dispensa dell'UZH. L'oggetto è in grassetto e senza la parola «Betreff» (oggetto), dicono le Università di Berna e di Basilea e l'UZH. L'Università di Berna aggiunge: senza punto finale. La data si scrive con il luogo davanti, nell'esempio dell'Università di Berna «Bern, 5. Juli 2013».

La particolarità più importante riguarda come ci si rivolge al destinatario nella lettera stessa. L'UZH è chiara: nella lettera di motivazione la forma di cortesia Sie resta lo standard, anche se l'annuncio dà del du. Il tono lo può adattare, con una start-up un po' più disinvolto che con un'amministrazione o un grande gruppo, ma non risponde dando del tu. Su altre questioni le scuole universitarie sono meno d'accordo.

Dove i career service si contraddicono

Su tre dettagli le scuole universitarie danno consigli opposti. Chi legge una sola fonte crede che la sua regola sia l'unica.

Domanda	Università di Berna	ZHAW SML	UZH
«Sehr geehrte Damen und Herren» (Gentili signore e signori)	da evitare, meglio telefonare	va bene se non si conosce un nome	pagina: possibile; dispensa: da evitare
Firma	a mano, in blu	in digitale basta il nome digitato	digitale o scansionata
Elenco degli allegati	sì, senza la parola «Beilagen» (allegati)	nessuna indicazione	facoltativo (dispensa)

Il nostro consiglio, da queste fonti: cerchi il nome. Se non è nell'annuncio, telefoni, come raccomanda l'Università di Berna. In una grande azienda con un portale di candidatura non sempre funziona, e allora la soluzione della ZHAW è ragionevole. Per la firma dipende dal canale. Il blu dell'Università di Berna deve mostrare che una lettera su carta è un originale. Un PDF non ha un originale, quindi basta una firma scansionata o il Suo nome digitato. E l'elenco degli allegati non nuoce mai, se lo tiene breve.

Oggi le candidature passano per lo più dal digitale, e con questo cambia anche la forma della lettera.

Modulo online, e-mail e breve presentazione

Oggi la lettera di motivazione esiste in tre forme principali, ognuna con le sue regole formali. L'UZH le distingue così.

Come PDF resta una lettera completa, con intestazione, data, appellativo e firma. Se si candida per e-mail, allega la lettera in PDF, come indica la dispensa dell'UZH. Nel modulo online si omettono blocco dell'indirizzo, data e firma. La struttura in azienda, io e noi resta, e valgono i limiti di caratteri o di campo del modulo.

La terza forma è la breve presentazione, il cosiddetto pitch. Alcuni portali offrono una candidatura rapida e si aspettano solo una breve motivazione, secondo l'UZH da tre a cinque frasi: un inizio, una o due competenze e una frase sul valore che porta. Per uno stage, per esempio:

Lo stage in analisi dei dati corrisponde esattamente al mio indirizzo di master in statistica. Nella mia tesi di master analizzo con R le risposte a un mio sondaggio. Da marzo 2027 sono disponibile per sei mesi e vorrei imparare come le analisi sostengono le decisioni nella quotidianità di un'azienda.

Se ha un dato concreto, per esempio quante risposte ha analizzato o quanti clienti ha seguito, lo inserisca. Proprio nel pitch breve pesa più di qualsiasi aggettivo. Per quanto breve sia la forma, alla fine ogni versione ha bisogno dello stesso ultimo passaggio.

Prima di premere «Invia»

Dia la lettera da rileggere a qualcuno, come consigliano l'Università di Berna e l'UZH. È il modo più rapido per scovare gli errori che Lei non vede più, e il giorno dopo conviene rileggerla anche da sé. Controlli soprattutto questi punti tratti dal materiale delle scuole universitarie:

• Frasi che non dicono nulla: che Lei sia «molto motivato» a lavorare nell'azienda, la BFH consiglia di toglierlo, perché è comunque scontato.
• Riempitivi: la dispensa dell'UZH ne riporta un lungo elenco, tra cui «eigentlich», «wirklich», «natürlich», «bestimmt» e «sicherlich», cioè «in realtà», «davvero», «naturalmente», «di sicuro» e «certamente».
• Ripetizioni e condizionali, soprattutto nella chiusura.
• Errori di ortografia e di grammatica, che la ZHAW e l'UZH citano espressamente.
• Il nome giusto e l'azienda giusta, se ha ripreso parti da una lettera precedente.

L'ultimo punto porta all'errore che l'Università di Berna e quella di Basilea citano entrambe espressamente: la lettera standard. Rolf Murbach scrive in una rubrica per i Career Services dell'UZH (in tedesco) che chi si orienta solo sulle guide scrive come tutti gli altri. Il suo consiglio per iniziare: non scrivere subito il testo finito, ma prima raccogliere, parlare con amici dei propri interessi e delle proprie capacità e scrivere di getto, e solo dopo condensare.

A quel punto cerchi un annuncio che Le corrisponda davvero e scriva la lettera proprio per quel posto. Da noi trova gli stage aperti per luogo, per esempio a Berna, Basilea, Losanna o nel Cantone Argovia, e per settore, per esempio in marketing e comunicazione o in finanza e contabilità.